Tips voor online vergaderen

Online vergaderen met een knipoog.

Afgelopen donderdagavond werd ik gebeld of ik de volgende dag een korte online presentatie kan geven aan een groep ondernemers. Het zou om een 3 tot 5 minuten presentatie gaan. Ik vroeg of het onderwerp de do’s en de don’ts van het online vergaderen mocht zijn. Hij vond dat een prima idee.

De volgende ochtend was het zover. Toen de presentatie begon stond mijn microfoon uitgeschakeld. Ik ben diep in de camera gekropen, heb een praatje gehouden en geroepen “Hallo, horen jullie mij?”

Quarantaine
Vervolgens zei de voorzitter, “Juul, je microfoon staat uit”. Hierna heb ik de microfoon aangedaan en zei “Ha, dank je wel. Zo werkt het dus.” Ik keek nog eens op het scherm en ik zag dat mijn haar niet goed zat. Na een maand in quarantaine is dat niet vreemd en dat zei ik dan ook. Ik kijk nog eens op het scherm en merkte op dat de mannen daar veel minder last van hebben (sorry Richard). Vervolgens heb ik nog even bij de mensen in de huiskamer gekeken en iemand gecomplimenteerd met al zijn boeken. Dat moet vast een wijze man zijn.

Verontschuldigen
Hierna ben verder gegaan door mij te verontschuldigen want dit is natuurlijk niet de bedoeling tijdens het online vergaderen.

Het belangrijkste bij een vergadering, online en offline, is om op tijd aanwezig te zijn. Log een minuut of vijf van te voren in. Wanneer je online binnenkomt, check je eerst of je camera en je microfoon aanstaat. Dit kan je controleren door iedereen gedag te zeggen. Als je antwoord krijgt, staat in ieder geval je microfoon aan. Daarna zet je je microfoon op ‘mute’ want tijdens een online vergadering zijn achtergrondgeluiden storend en niet gewenst.

Praten tijdens de vergadering
Wil je tijdens de vergadering iets zeggen dan steek je je vinger op. De voorzitter zal dit, als het goed is zien, en je de gelegenheid geven iets te zeggen. Wanneer je klaar bent doe je je microfoon weer uit. Het is namelijk heel vervelend om door elkaar te praten. Dit kan de software (het vergaderplatform) helaas niet bijhouden.

Bereid je voor
Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent op de vergadering. Doe net alsof je naar echte ‘in real ‘live’ vergadering gaat en kleed je correct aan. Poets desnoods even je tanden voor het echte gevoel. Bereid je voor door alle gegevens die je nodig hebt, bij de hand te hebben. ‘Loop naar binnen’ ga netjes rechtop zitten en luister aandachtig naar de anderen personen in de vergadering. Tenzij het een ontbijtnetwerk is, is eten tijdens de vergadering ‘niet gewenst’. En als je toch eet en je wilt wat zeggen, zorg er dan voor dat je spreekt met een lege mond.

Afsluiten
Wanneer de vergadering klaar is zal de voorzitter dit aankondigen. In plaats van dat iedereen gedag gaat zeggen, is het fijner als iedereen even zwaait. Hierna kan je de vergadering verlaten

De basisetiquette zijn als volgt:

* De voorzitter zal iedereen de kans geven zichzelf te introduceren.
* Wanneer een ander praat, luister je aandachtig. Je gaat bijv niet je mail behandelen.
* Vermijd tegelijkertijd te praten door de microfoon om mute te zetten en je vinger op te steken als je iets wilt zeggen.
* Zorg ervoor dat je notificaties op je telefoon/tablet/computer uit staan tijdens het vergaderen.

Wil jij hier meer over weten of moet je voor het eerst een online vergadering organiseren en je weet niet hoe? Stuur mij dan gerust een bericht, ik help je graag. Ik ben oa bekend met Zoom, Teams en BleuJeans.